浅析2004年信息系统的价值评估

    |     2015年7月12日   |   行业要闻   |     评论已关闭   |    798

||2004-10-13


企业的信息系统急需“再建设”

随着我国产业结构的调整及信息化程度的提高,可以预见,在未来企业的产品成本中,管理成本比重将会越来越大。在管理成本的构成中,获取信息、分析决策、协调以及购销过程的信息搜索和推广等项经营活动的成本将占主要部分,管理产品成本和产品创新应该作为企业管理的核心环节。企业管理的运行效率如何,直接影响着企业的市场竞争优势。那么,要解决上述这些问题,并没有一个对所有企业普遍适用的具体方案,但是存在一些普遍适用的解决问题的原则,其中重要的一点就是建立一个高效的企业信息管理系统,加快传统企业信息化管理的步伐。通过企业信息管理系统的建设,能够使企业形成一个相对稳定的组织结构和功能结构。

1、企业信息化建设项目的“IT黑洞”现象严重

根据我国有关方面调查,在20世纪中国的两次管理信息化热潮(1986年和1991年的两次MRPII应用高潮以及1998年的ERP应用高潮)中,我国企业在应用MRPII系统方面投资80亿元人民币,但是应用成功率不到10%,达到预期目标的更寥寥无几。此外,还有一大批企业组织开发适用于自己的管理信息系统(MIS),几乎无一成功,开发者称之为MIS“泥潭”。企业在IT应用上的巨额投资并没有达到预期目标。经济学家们称之为“生产率悖论”,而众多的企业则认为他们在IT应用方面的投资掉进了“黑洞”。

企业信息化建设项目的“IT黑洞”在本质上就是:实际的IT投资回报率(ROI)﹤预期的 ROI。

IT投资的ROI低的原因:

(1)IT应用没有释放其潜能的原因之一就是企业在应用信息技术时,总是沿用旧的或现成的方式做事,而不是注重“工作应该怎样做”,然后考虑应用IT手段来辅助实现它。例如办公自动化(OA),应用办公自动化信息系统原本想实现“无纸化办公”,其结果导致更多的纸张使用。报告愈来愈多,格式愈来愈漂亮,而不管其是否有价值。人们不惜花费数天时间去写报告并绘有精美的图表等,以期高一级管理层对自己工作的认可或批准。因为在办公自动化软件上修改文字和图表实在太容易,以致人们一遍又一遍地进行修改完善,以使得到每一级管理层的欣赏。而如何调整改变处理办公事务的流程和方式这一关键问题却没有受到重视和解决。

解决这一问题的办法,就是在上IT项目之前,必须根据需要进行一定程度的业务流程的再设计或重组。只有先梳理好业务流程、工作流,看看在IT技术的辅助下,工作如何做才更具有效率。如果在原有低效的业务流程上使用新技术,往往只会让流程变得更加无效。

(2)“量体裁衣”难以实现。软件厂商方:IT应用软件产品的类型和功能多种多样,而且同样的产品在名称上不一定一致;企业方:不同行业、不同管理体制、不同经营类型和方式、同一企业的不同阶段,对信息技术的需求存在很大的差异性。而且需求信息技术的企业自身对各种产品很难在短时间内得以充分的了解。因此,我认为目前在国内的市场上,缺乏公正的第三方咨询。

(3)企业整体缺乏对方案实施的培训。如果没有对企业员工进行相应的培训,也将形成方案投资黑洞。在项目选型阶段,如果不对领导层和项目组进行培训,他们无法了解和掌握方案系统的功能、结构以及对管理上的要求;如果不对技术人员、操作人员和一线人员进行全方位培训,实施过程的问题,企业将无法解决。

(4)从企业本身来看,目前在中国有很多企业选择上ERP、CRM或其他管理软件系统的时机还非常不成熟。有些企业只是由于受到外界各方面的压力,就上马高投入的项目,这样的项目的回报必然很低。因此,我认为没有强烈需求,或需求程度较低的企业应该待到时机成熟时再选择相应的系统,否则系统上马后利用率会非常低,最终只会导致低ROI。

(5)对于那些时机成熟的企业,企业本身固有的组织结构、企业员工的接受程度、企业领导对待系统的态度、系统改进的资金后劲等问题都会影响系统功效的正常、持久的发挥,从而也会导致较低的ROI。

(6)系统日常维护、持续改进和升级等后续的服务难以跟上,不但会影响系统的日常运营,而且还影响系统用户对系统的接受度和可信度。

(7)数据的质量、数据的不足等问题让系统难以奏效,例如呼叫中心低工资的员工经常容易出现输入错误;而且企业不同部门间普遍存在“信息孤岛”现象。数据是系统的基础,离开数据一切只能成为“空中楼阁”。

随着企业信息化的发展逐步完善、规范时,我们可以相信企业信息化的“黑洞”将会逐步消除。“黑洞”也许是中国的企业信息化发展过程中的所交的学费,但关键是,对于“积蓄”不是很多的“贫困”企业而言,很多时候“学费”是难以付得起的。这就更需要企业在上信息系统之前,多一份冷静、多一份思考。

2、 如何评价企业信息化建设项目的价值?这种评价方法与传统的建设项目评估方法到底有什么本质的不同?

企业信息化建设是指企业利用计算机技术、网络技术等一系列现代化技术,通过对信息资源的深度开发和广泛利用,不断提高生产、经营、管理、决策的效率和水平,从而提高企业经济效益和企业竞争力的过程。从内容上看,企业信息化主要包括企业产品设计的信息化、企业生产过程的信息化、企业产品销售的信息化、经营管理信息化、决策信息化以及信息化人才队伍的培养等多个方面。

由于企业信息化建设是一项复杂的系统工程,行业的不同、企业规模的不同、建设阶段的不同都会带来不同的建设需求。

与传统的建设项目评估相比,由于信息化建设项目本身所具有的复杂性,导致其评估方法要比传统建设项目复杂得多。不同之处表现在:A、信息系统价值评估的很多指标难以量化;B、信息系统的建立是一个持续改进的过程;C、信息系统的价值具有长期效应,还存在很多隐性效益;D、信息系统的技术含量高,而且目前缺乏严格的项目建设的监理机制,因此又增加了评估的难度。

如何评价企业信息化建设项目的价值?

企业信息化水平评估是企业信息化建设中的重要环节。企业信息化的目标实现与否,不能靠意愿来定,要靠真实的评估。在信息化建设方面,重视投入资金的获得,而往往容易忽视投入后的产出问题,或者是大家不愿谈起系统收益的“真相”。

一、企业信息化建设评估的意义

企业信息化是企业不断应用信息技术、深入开发和应用信息资源的过程。或者更确切地说,企业信息化是信息技术应用和信息资源开发由局部到全局、由内部到外部、由战术层次到战略层次不断深化的过程,其建设过程应该包括计划、实施、评估和改进四个环节。

对企业信息化建设评估,是从企业引进信息技术的目的和战略出发,考察信息技术应用给企业经营和管理带来的影响。一方面对其全过程进行全面的评价,彻底检查企业信息化的现状,确定信息化建设的阶段,并与企业的既定目标对比,发现实施信息化过程中存在的问题,找出差距;另一方面,总结企业信息化实施过程中的经验和教训,并结合新的现实,根据企业所面临的新环境和新业务,重新定义企业信息系统,制定新的信息化方案。

二、企业信息化评估的指标确定

信息系统的评价指标包括:投入和产出指标、宏观和微观指标、有形和无形指标、定性和定量指标。信息系统的投资回报我们可以简单写成:ROI=(成本降低+收入增长)/总成本

(1)投入指标(总成本)

    1)系统分析设计费用和实施费用,包括硬件、软件和人员消耗的费用等;

  2)人力成本,包括人员重新招聘、人员重新部署和人员培训的费用;

  3)流程成本,这也是很重要的。因为部署信息系统的企业需要对现有的工作流进行再造;

  4)系统运行成本诸如集成和测试费用、运行费用、管理费用、数据分析成本、数据转换成本等;

  4)信息系统的维护和持续改进费用;

(2)产出指标(收入增加和成本降低)

① 宏观指标

  1)企业的经济效益和竞争力是否提高了?如果将其转变为具体的经济指标,可以为利润率、成本费用利润率、流动资金周转率、存货周转率、全员劳动生产率、计划执行准确率、设备利用率、市场信息准确率、客户满意率、交货准时率、产品优质率等

  2)管理模式、组织结构和业务流程是否有所创新?


② 微观指标

  1) 信息系统的应用广度和深度,包括系统的用户数量、用户的职位、系统信息数量、业务信息数量等;

  2) 信息系统对资源的开发率和利用率。如果把信息系统比作人体骨骼的话,信息资源就是肌肉和血液。从信息资源开发利用角度,可以评价信息系统的利用程度和企业的知识管理水平。这可以从挖潜能力以及信息的收集、加工和共享方面进行评估。

  3) 企业的业务流程、工作流是否发生了实质性的变化?

  4) 员工素质的提高和员工参与信息化的程度。人力资源是企业信息化的重要组成部分,也是信息化的参与者,即信息化的主体。在这里,人力资源包括信息技术人员和企业的其他员工。对于前者的评价主要考察其计算机应用能力、软件设计开发能力以及理论和实践相结合的能力;而对后者,由于企业信息化的深入,员工积累了丰富的经验和教训,这是推动企业信息化的基础。

  5) 是否改善员工工作满意度;

  6) 企业不同部分之间是否拥有同一的基础数据环境,以及是否能够实现协同工作?

  7) 系统数据是否能够确保完整,以及能够确保质量?

  8) 企业各级人员对信息系统所体现的管理思想和管理方法的接受,包括企业文化是否发生变化,销售、市场、服务人员的工作方式是否发生变化,绩效考核方法是否发生变化等等。

  9) 是否减少人工信息处理的工作量,从而节约人工费用和办公的开支;

  10) 是否加快信息收集、传递、处理速度,提高企业的反应速度;

  11) 是否改善服务水平、提高企业的市场竞争能力;

  12) 信息安全的评价。随着信息技术的发展,各行各业相继建立了不同类型的信息系统。如各类具有信息采集、信息传递、信息存储、信息处理等功能的子系统和分系统。但同时,利用相应的信息系统,既可以窃取信息系统中的信息内容,也可以扰乱信息系统中的信息内容。社会信息化程度的提高,信息安全问题也逐步演变为严重限制和制约经济发展的重大问题。因此,对于企业信息化安全的评价应引起足够的重视。

13) 系统实施后是否拥有后续的持续改进和升级服务?


三、企业信息化评估体系的建立

由于评估信息系统的指标不仅数量多,而且指标的性质也很多,因此,我们应当对信息系统进行综合评价。

要想科学的建立一个价值评估体系,我们可以考虑采用以下方法:

  (1)选择评价信息系统价值的各种指标,包括定性指标、定量指标。

  (2)将指标进行分层处理,建立一种含指标层、准则层和目标层的多层模型。

  (2)对各指标进行量化、标准化处理。

  (3)通过建立的数学模型(例如,使用运筹学、系统工程中的综合评价模型——层次分析法,AHP)

  (4)最后给出一个综合的、合理的、考虑全面的评价结果。

1. 企业信息化建设投入水平,近年来有趋势性的变化。

企业信息化在“政策导向、典型引路、链式推动、分步实施”的指导思想下,正进入快速建设期。

随着经济全球化、制造敏捷化的发展,近来企业信息化的趋势将体现在以下几个方面:

(1)企业信息化技术向智能化、虚拟化、集成化方向发展

  A、智能化:在柔性化和集成化基础上进一步地发展与延伸。当前与未来的研究重点是具有自律、分布、智能、仿生、敏捷、分形等特点的新一代制造系统;

  B、虚拟化与集约化:在数字化基础上,虚拟化技术的研究正在迅速发展。虚拟化技术主要包括虚拟产品开发(VPD)、虚拟制造(VM)和虚拟企业(VE)等;

  C、集成化:企业内部各系统间的集成;

  D、软件投资比重越来越大,将超过硬件投资。

(2)中小企业从事信息化建设的发展速度明显加快。外在的竞争压力迫使他们产生了内在的强烈需求。

(3)企业资源计划(ERP)、供应链管理(SCM)、客户关系管理(CRM)、业务流程再造(BPR)正成为企业进行管理信息化革命的“四大法宝”。

(4)如果把企业信息化建设划分为几个阶段(从CAD、CIMS,到OA、MIS、DSS,再到MRP、MRPⅡ以及到SCM、ERP、CRM、BPR、KM等)的话,企业的信息化建设将快速“从低层向高层迈进”。

企业信息化是一项系统工程。企业信息化系统的建设需按系统工程先进行总体设计,然后分步实施。实施需按总体设计的要求进行。

2. IT技术日新月异,用户常有无法适应技术变革步伐的感受,这点对信息化建设的价值评估有何影响?

我认为,对于大多数企业而言,IT技术的发展速度是超过企业对IT技术需求的更新速度。因此,这容易导致企业盲目追求最新技术,而没有理性的考虑其投资回报(ROI)。而且它们在上信息系统之前往往对系统的价值估计太高,这样在实施后进行系统价值评估时,它们通常会发现系统的实际价值远不如系统的期望价值。从而导致系统评估带有主观性,不是很科学。

3. 用户和厂商在信息化技术的价值评判中,是否能秉持相同的判断标准呢?

在通常情况下,用户与厂商由于立场不一致,容易引起判断标准的不统一。对于用户而言,当然希望产品越贴近企业自身越好,希望后续服务越全面越好,而且一旦信息系统出现问题,或运作不理想,企业首先想到的必然是软件产品或软件厂商存在问题;而对于软件厂商而言,总是会声称自己的产品基本能够满足企业信息化建设的需要,至于建设之后没有能够发挥预期的功效,他们总是会认为是企业本身出了问题,比如说企业难以改变的业务流程、企业员工利用信息的意识等因素阻碍了系统的效用发挥。

我认为,要想让用户和厂商在信息化技术的价值评判中秉持相同的判断标准,有两种可能性:

  (1)当市场发展到成熟阶段,软件市场也成为一种“买方市场”的时候,软件厂商可能迫于竞争的压力,往往会提出各种“让客户满意”的承诺,当然这时我们就可以在项目签订的合同中确定信息系统的价值评价标准。

  (2)借助于独立于用户和厂商的第三方监理机构或咨询机构,来公正的对信息系统进行评估。

4. IT厂商发展技术的创新动力中,有来自竞争者的威胁和来自用户的需求驱动,分别具有不同的特征?这两种不同的动力源,直接影响用户在信息化建设上的投入。

我觉得这两个动力源一个重要的区别在于,如果IT厂商是由于竞争者的威胁而加强了自身的技术创新的话,往往容易偏向于从技术角度来提高产品的竞争力;而如果是由用户的需求来驱动的话,可能IT厂商偏向于以产品的行业应用来进行技术创新,这样会促成产品更加贴近用户,更加具有行业应用价值。因此,我认为,后者的动力源将会促成IT厂商的产品更加具有应用价值,更容易被客户所接受,而且用户在信息化建设过程中,必然会加大在“量身定做”产品上的投入,因为这些产品才真正具有较高的投资回报率(ROI)。 ###NextPage###

5. 企业信息化提升企业竞争力、生产力的巨大贡献。

企业信息化对提升企业竞争力、生产力的贡献主要表现在有利于推动政府所提出的“三大创新”:技术创新、管理创新和体制创新。

首先是技术创新,在技术创新中,我们大量运用信息技术收集科学技术的信息,进行企业产品工艺的研发。

第二点,关于管理创新。由于计划经济体制的制约和传统观念的影响,众多的企业还没有能够实现管理创新和管理升级,还没有意识到利用信息技术手段来实现管理创新。简单讲,我们现在有很多企业还没有建立企业内部有效的管理信息系统,就连我们反复强调的,建立以财务成本管理为核心的管理信息系统,也没有建立起来。

第三,在体制创新中,现代企业制度强调产权清晰、责权明确、政企分开、管理科学。我们认为,这四个要求中,哪一项都离不开信息技术的支持。如果没有有效的资产管理信息体系的支持,不仅做不到产权清晰,更做不到资产的保值和增值。如果没有有效的管理信息系统,也无法实现岗位责任的确定和岗位责任的监督,也无法实现资产经营者责任的履行。政企分开,更要求我们的企业在成为市场主体的同时,更多的依靠对市场信息的研究,包括人、财、物、技术、贸易、投资的研究,也包括对政府政策信息的研究,来决定企业的创新管理和市场战略。同样,管理科学,也同样离不开以信息技术的科学来实施管理。尽管一个时期以来我们有大量的企业通过改组上市,但是完成公司制改造的企业并不等于在管理体制上的到位。

6. 信息系统的价值评估是会影响到传统投资项目价值评估的观点和方法。

信息系统的价值评估与传统的投资项目价值评估项目,具有更高的复杂性。传统的投资项目价值评估的指标比较容易量化,进行最终的评价就比较容易,而且其效益主要还是体现在显性收益上,而信息系统的价值评价中隐性成分相对较多。因此,对项目的价值评估时,我们需要进行分类处理,不可用同一种方法来给所有的项目进行评估。

7. 信息化价值评估中可能存在的误区。

1)在系统建设前,没有明确“通过系统的建立,需要达到哪些具体的量化目标”,以及没有定义好“信息系统成功的标准”,这样会导致在信息化价值评估时失去了“标杆”,从而难以真实的评估系统的受益。

2)项目经理容易忽略人员和流程问题,只考虑纯粹的技术实施问题,因此在评估时容易带有片面性。

(3)软件厂商、企业都不愿“自报家丑”。一方面,软件厂商向来不愿向公众“暴露”失败的案例,我们看到的、听到的往往都是一些成功的案例;另一方面,企业的信息化建设往往是与负责项目的领导的业绩挂钩,而且企业也会考虑到公众形象等问题,从而也不太愿意说出问题的真正情况。

4)成本的回报具有短长期之分,因此为回报分析带来了困难,企业在评估信息系统的价值往往会忽视了长期的收益。

(5)有谁来完成项目价值评估?软件厂商——不公正,企业客户——不科学、不系统。

(6)企业信息化工程建设“咨询—监理—评价体系”机制没有形成 。

(7)评估带有片面性,忽视对隐性收益的评估、忽视对人的能力和意识提高的评估等。

仔细分析当前影响我国企业运行效率的关键因素,我们可以发现如下问题:首先,存在旧的管理体制和管理思想的制约,管理流程不清晰,岗位职能不明确;其次,对于迅速变化的市场反应迟钝,缺乏市场风险的防范机制、应急策略以及风险的转移能力,对市场供应链缺少基本的整合能力;第三,对于迅速变化的技术反应迟钝,缺乏对新技术的跟踪和发现能力,技术需求的定位不准确,因而丧失了产品创新的能力;第四,资金短缺,融资渠道不畅通,融资成本高,不善于利用金融市场,同时企业内部的资金监控不得力、资金利用效率不高;第五,管理人才以及与产品相关的专业人才匮乏,缺少完整的人才吸引、使用和培养的机制。

现在,越来越多的企业开始意识到自己需要一个信息管理系统。企业信息系统的建设问题也已经提出许多年了,但是从建设投入和实施效果等方面看,企业信息系统的建设情况并不理想。如何建设一个高效的信息管理系统,是目前摆在管理科学和信息科学研究人员以及众多企业经营者面前的一个亟待解决的问题。


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