增值管理:呼叫中心方案的重大缺失

    |     2015年7月12日   |   文库   |     评论已关闭   |    827

||2004-11-10


【IT168 专稿】当前,呼叫中心在我国电脑、银行、保险、金融及商务服务领域发展迅猛。已成为现代电信技术发展进程中冲出跑道的一匹黑马。 但是,相当多的呼叫中心解决方案,对于呼叫中心功能的理解还很片面。以为一个呼叫中心只要具备数字程控交换机、服务器终端、自动呼叫分配系统、电脑语音集成系统,有足够的人工座席这些硬件加上一个安全设计就可以满足客户要求了。没有考虑到增值服务在呼叫中心的重要地位和作用。


    更有一些呼叫中心解决方案还不大懂得如何进行增值性管理,以致出现了种种困惑。其最突出的表现是:这些解决方案在不同程度上存在着一种功能的缺失。这就是一种先天不足。这种不足就像人患了营养不良症一样,严重影响了呼叫中心经济效益的增强和竞争力的提升。


    美国营销专家莱维特指出:“产业是一个顾客满意的过程,而非产品制造过程。”特别是像呼叫中心这样以服务为中心,以服务创品牌的行业。服务本身不仅是管理的延伸和扩展。更是品牌内涵的完善;品牌形象的再造,品牌价值量的提升。因此,一个呼叫中心只有全面的、全过程的为顾客服务,得到顾客的认可和满意,并通过其服务的最大化才能获得绩效的最优化。


    这就要求呼叫中心的技术解决方案必须从服务的最大化着眼,通过技术支撑服务、支持和保证业主获得绩效的最优化。


    相当一些呼叫中心解决方案增值管理的缺失,表现在那些环节呢?


一、没有进行服务规范管理的设计


    笔者研究了近40个呼叫中心解决方案,发现普遍缺少相应的内容。尽管有的呼叫中心解决方案把自己吹得神乎其神,事实上,根本没有弄清呼叫中心的管理流程及其特点。


    现代呼叫中心是一种集语音技术,呼叫系统集成技术,智能信息处理技术为一体的多功能,综合性服务系统。是通讯服务业务的扩展和延伸;是商界健全现代客户关系管理系统,开拓市场,沟通客户的一座金桥。但是,这座金桥不同于一般的网络平台的搭建。呼叫中心方案设计的逻辑思路应该是:以增值服务为出发点和落脚点。紧紧围绕增值服务的需要和要求进行技术支撑性设计。技术支撑性设计不仅需要和应该保证呼叫中心的技术性需求,功能性需求,安全性需求,还应该保证和满足呼叫中心的增值管理性需求。


    不作管理型思考,不进行管理服务设计,不提供相应的技术支撑,这难道还不是重大的缺失吗?


    就呼叫中心的工作流程而言,作为一个组织,首先应该按照经营方针的要求,进行岗位划分。并确定相应的岗位职责和规范性的岗位要求。这些要求应该确保完成和实现工作方针和质量目标。对于技术较强的岗位,应该提供操作指导书。对规范性的要求和规定应该制定出程序文件加以规范和周知。并应该保证应该得到这些文件的员工都能得到其有效版本。


二、没有进行过程控制管理;


    呼叫中心的服务过程不同于一般的信息化平台建设过程。一般的信息化平台多数具有开放性。即便受控,多数是局部控制。比如进行登陆控制,访问控制等等。而呼叫中心的设计特点在于要进行全程控制和服务过程控制。


    其控制的基点是服务规范的要求。从上面的分析中已经看到:相当一批呼叫中心的设计没有关于服务规范的考虑。那么,从技术上怎样确定明确的关键控制点?怎样进行服务过程中的数据采集和服务跟踪?怎样进行控制中的动态管理?


    应该指出:这种控制是一种过程进行中的控制,而不是简单的以录音为主的事后回放控制。某些仅能进行录音回放的软件,只能再现客服代表生产过程的一方面,满足不了呼叫中心对过程控制的本质要求。把事中控制变成事后控制已经完全漠视和丢掉了信息技术的先进性和前瞻性。


    联想呼叫中心通过使用”屏幕捕获”(Screen Capture)系统,实现了对客服代表生产过程全面的监控,不仅可对通话全程进行录音,同时还可以同步记录服务人员进行电脑操作的全过程。这样做虽有助于提高呼叫中心的运营管理水平。但是,也并没能从根本上满足呼叫中心对特殊过程的控制要求。


    呼叫中心控制的难点在于对服务中特殊过程的控制。这一过程之所以难以控制就在于:这一过程从技术上讲有不可控部分有不可控部分。呼叫中心从事服务的咨询员或客户代表作为服务的主体,是在用声音、语言、知识和智慧为接受服务的客体服务,并在这种服务中创造财富的。这种服务要受到服务人员本身声音,知识、气质、反映能力、表达能力、语速等多方面的制约。因此,对不可控部分进行服务过程的控制是困难的。


    这里关键的是要从这种不可控因素中找到服务中的共性内涵。对这部分共性内涵进行同质化的要求和控制。一般包括:铃响次数、接通速度,礼貌用语,应答处理状况、对客户的关怀程度及回答问题的质量等指标。


    特别是对于有特殊要求的顾客,应该进行个性化服务。个性化服务往往表现在服务时间的延长或是重复反馈呼叫。这种情况在相当多的呼叫中心解决方案中,却成为扣罚的理由。这是不应该的。事实上,多数上述情况只会产生潜在增值效益。


三、没有进行顾客满意度的测量;


   国外有关的统计及调研表明:呼叫中心服务的情况是通过顾客满意度来测量的,呼叫中心的绩效优良与否,与客户的忠诚度成正比。


在对顾客满意度进行测量时,一般有四种方法:


    ·按键测量法;
    按键测量法是通过按键设置,对每一个呼叫服务结束后的服务满意度的情况进行测量。分别对一个月或一个季度的数据进行综合统计分析,然后打印表单或用计算机自动生成综合统计图表、对比统计图表进行测量分析的。


    ·主动征询法;
    主动征询法是一种主动服务、自觉听取意见的特色服务方法。如国外有的呼叫中心在回复和应答的最后,设计了一句规范化的用语:“先生,您对我的服务还满意吗?有什么意见可以提出来。谢谢!”


    ·抽样反馈法;
    市场抽样是利用市场调查得到的反馈信息对呼叫中心的服务质量进行测量的一种方法。抽样可以有三种渠道。其1为利用网站进行网上调查。其2为发放网络传真进行调查。其3为委托社会调查公司进行实地调查。调查的结果不仅会成为呼叫中心服务情况的有力证据,而且会成为呼叫中心规范服务,改进管理的依据。


    ·互动交流法。
    对呼叫客户的满意度的测量,可以定期由有关人员分别进行客户回访,一方面征求意见,一方面进行交流和沟通。这种互动式的交流和沟通往往能收到很好的效果。互动交流的情况和意见也应该进行记录和记载。


    但是,由于部分呼叫中心解决方案的设计者不知道或不懂得这些测量方法,往往只设计成上司对坐席代表进行追踪检查一种方法。这样做的结果,往往会造成上司和下属的对立。严重影响内部关系。


四、没有进行持续性改进


    客户服务工作的完善是一个不断提高的、渐进的过程。因此,每一个呼叫中心都应该确定明确的持续性改进的目标和方向。这主要应该注意抓好以下几个环节。


1、监听后的改进
    许多呼叫中心都在进行服务监听。这种监听本身是一种对服务过程的测量。但是,相当多的服务监听没有发挥其应有的作用。他们或是听而不问,或是听而扣


罚。其实,监听的本质是要找出规范要求的不足,过程控制中的问题;以及服务中的欠缺和不适应性的共性问题。以便进行改进。


2、分析后的改进
    由于呼叫中心一般都提供了大量可供分析的统计资料。因此,对这些资料进行客观分析就成为进行持续改进的一个目标和方向,就一般情况而言,这种分析可以有以下几项内容:


    1)来电损失率分析
    在发生客户接通呼叫中后,由于排队时间太长或其它原因主动挂断电话的称为来电损失。来电损失数与来电接通总数之比即为来电损失率。对来电损失率的分析是一个重要的潜在增值分析。


    分析中,首先要进行目标控制值的对比分析。一般讲,每一个呼叫中心都应确定一个来电损失率的控制指标。若分析中来电损失率已经超过控制目标的应进行全员、全过程分析。包括人力资源、信息技术及日常管理督导等方面。主要管理者应根据分析情况检讨营运流程中哪一部分出现问题,并采取相应的改进措施。


    2)、平均排队时间分析
    该数据是呼叫客户等待服务代表接听电话的时间。 排队时间太长会影响客户满意度,而太短则说明设备容量过大或服务代表过多,资源没有得到充分有效的利用。因此。根据这个分析呼叫中心主管应该做出适应性的调整和规定。


    3)、平均应答速度分析
   该数据是将一定时间段内的排队总时间除以应答的总电话数得到的。通常从ACD可以直接取得该数据并绘制出趋势图,以便进行分析。该项数据值太高,往往说明客户服务代表应答后事务处理时间没有得到有效控制,对来电量缺乏应对准备或客户服务代表没有按照规范的服务要求控制应答速度。这里需要注意的一个问题是,进行这种分析时,应去除进行个性化服务的时间。


    4)、增值服务分析
    服务增值是持续性改进的必然要求。也是现代呼叫中心开辟创收点的重点。增值分析是一种主动分析,是对话务市场先期开发的考核。通过服务增值分析不仅可以进一步提高呼叫中心的形象,而且可以获得更多的商业机会和客户资源。可以运用综合统计技术或方差分析法进行。通过分析和追访逐步建立起自己的崭新的呼叫客户群。


    对于增值服务进行分析,这是多数呼叫中心解决方案所缺少的。也是呼叫中心解决方案应该加强的重点。总之,呼叫中心管理贯穿的一条红线是以顾客为中心。通过全程地、全面地、动态的、持续改进的管理完善呼叫中心的管理体系,这样的解决方案才有竞争力!


IT168

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