工作分析:做好培训的基石

    |     2015年7月12日   |   行业要闻   |     评论已关闭   |    844

||2004-12-30


工作分析作为企业人力资源管理的基础性工作,其重要性已被越来越多的企业所重视。但就目前来说,许多培训管理人员,并没有真正意识到工作分析对培训的重要性。本文通过分析工作分析和培训工作之间的密切联系,揭示工作分析对培训工作的重要性。


21世纪的今天,一个组织所做的80%,它的竞争对手也同样会做到,因为要完成工作,总需要获取信息、知识、原材料和技术,而这些资源对各方都是开放的。因此,一个组织的成功与失败,就取决于其工作中另外的20%,而这另外的20%完全是人的因素。


人才,已成为我们能否永续经营、保持核心竞争力的关键点,而杰出的人才源于卓越的教育培训。因此,培训的重要性已越来越受到企业的重视。但是,许多企业在做培训工作时,并没有认识到工作分析对培训工作的基础性作用。笔者正是从此入手,通过分析工作分析与培训之间的密切联系,引起企业在做培训工作时对工作分析的重视。


一、工作分析与职务说明书
工作分析,是指对各种工作的性质、任务、责任、相互关系以及任职工作人员的知识、技能、条件进行系统调查和研究分析,以科学系统的描述并做出规范化纪录的过程。通过工作分析,我们也可以详细说明各级人员的职责,从而避免工作重叠、劳动重复,提高个人和部门的工作效率及和谐性。在人事管理及开发的各个阶段,工作分析是一种有效的手段;实际上,它是人力资源管理部门的必备工具,当然,对培训也起着不可忽视的作用。


工作分析的最终结果是形成职务说明书。职务说明书是用文件形式来表达工作分析的结果,其基本内容包括工作描述和任职说明。工作描述一般用来表达工作内容、任务、职责、环境等,而任职者说明则用来表达任职者所需的资格要求,如技能、学历、培训、经验、体能等。
二、工作分析对培训的重要性


1、便于培训需求的确定
工作分析的目的在于了解与绩效问题有关的工作的详细内容、标准,和达成工作所应具备的知识和技能。工作分析的结果也是将来设计和编制相关培训课程的重要资料来源。工作分析需要富有工作经验的员工积极参与,以提供完整的工作信息与资料。工作分析依据分析目的的不同可分为两种:
(1) 一般工作分析。一般工作分析的主要目的是使任何人能很快地了解一项工作的性质、范围与内容,并作为进一步分析的基础。
(2) 特殊工作分析。特殊工作分析是以工作清单中的每一工作单元为基础,针对各单元详细探讨并记录其工作细节、标准和所需的知识技能。


工作分析是培训需求分析中最繁琐的一部分,但是,只有对工作进行精确的分析并以此为依据,才能指引组织的培训方向,编制出真正符合企业绩效和特殊工作环境的培训课程来,强调以完成工作岗位的工作任务为核心,以员工需要为核心的培训。


通过工作分析,最终形成职务说明书。职务说明书有简繁之别。简单的工作说明书只是对岗位职责和任职条件的简要描述,由于信息量少,其对培训工作的指导帮助作用就很有限。详尽的工作说明书对岗位的上下级关系、工作的环境条件、岗位职责,以及任职者的知识技能条件、教育背景、生理心理素质等都有详尽的描述,对培训工作能发挥更大的支持促进作用。


形成详尽的职务说明书,尽管工作量会比较大,但以笔者的观点,工作说明书还是应该尽可能详尽一些。首先:岗位职责描绘得越详尽、越具体,绩效指标就容易制定,考评过程也会更加客观公正。同时客观具体的考评指标也会大大减少考评人和被考评人之间的分歧和争议,使绩效考评工作更加有效。通过对在职员工的绩效分析,培训需求的确定会更加科学合理,合理而公平的绩效考核可以显示员工能力缺陷,在期末绩效考核完成后,反映员工需要改善的计划,能够激发其潜力,因此绩效考核成为确定培训需求的重要来源。其次:按照任职者所需要的能力标准(职能标准),对员工的工作能力进行比较分析,以确定企业组织成员在各自岗位上是否称职,进而确定企业培训的需求结构。


2、有利于培训计划的制定
通过工作分析确定工作要求,明确组织整体的培训需求的先后顺序,有利于在组织内形成整体的培训体系。培训者可以此为依据建立适当的指导与培训内容。这样培训所涉及的工作内容和责任才能准确地反映实际的工作要求,使员工在培训中学到的知识技能与未来的工作实际应用相一致,从而大大降低人力资源培训与发展费用。


工作分析之任职资格说明,包括:①教育培训情况:受教育、培训程度,教育、培训经历、学历、资格等。②必备知识:对使用的机器设备、材料性能、工艺过程、操作规程及操作方法、工具的选择和使用、安全技术、企业管理知识等。③经验:完成工作任务所必须的操作能力和实际经验。包括:过去从事同类工作的工龄和业绩等;从事该项工作所需的决策力、创造力、组织力、适应性、注意力、判断力、智力以及操作熟练程度。④心理素质,即完成工作要求的职业性向。包括:体能性向:即任职人应具备的行走、跑步、爬行、跳跃、站立、旋转、平衡、拉力、推力、视力、听力等;气质性向:即任职人应具备的耐心、细心、沉着、勤奋、诚实、主动性、责任感、支配性、情绪稳定性等。工作分析之任职资格说明,列出工作所需的责任与任职资格等,在指示培训工作上有相当大的价值。同时有关工作时间、环境特征的分析,都为有效的培训计划提供了工作的详细资料,诸如培训课程之内容、所需培训之时间、培训人员之甄选等。


3、有利于培训工作的开展
通过工作分析,可以更好地知道,依据企业战略,当前或将来一段时间内对企业发展起决定或重大作用的工作岗位,该工作本身各项任务的重要程度。只有对工作进行精确的分析并以此为依据,才能使设置的培训课程真正符合企业绩效和特殊工作环境的需要,从而使培训做到有的放矢,简化教育培训的投入,有效地减少盲目培训的成本,避免资源浪费。


分析岗位工作标准和岗位工作流程,可以使新员工更快地胜任工作,从而减少培训工作量。企业的职工都有在岗的标准和要求(包括知识、技能、工作态度等)。这些标准和要求是企业职工上岗的基本标准,若企业的员工不具备他所要上岗的岗位标准和要求,就应该通过培训达到上岗标准。详尽的任职资格说明可以帮助员工清楚地看到自己在哪些方面离岗位要求还有差距、自己要晋升到更高层次的岗位还要在哪些方面进一步提高,从而提高员工参加培训的积极性和主动性,促使员工不断学习、不断进步。
通过工作分析,有利于以工作任务的完成与绩效的提高为目标,衡量培训效果,不断地改进培训。使培训对组织成长于成就的贡献得到认同。


4、有利于培训转化
培训转化(transfer of training ),即要成功地完成培训项目,受训者要有效且持续地将所学技能运用到工作当中[1]。大量研究表明同事和管理者对培训的支持具有十分重要的作用。培训能否获得成功的关键在于同事和管理者对培训活动的参与是否抱有正确的态度,他们是否愿意向受训者提供有关如何在工作中有效利用培训中学到的知识、技能、行为方式的信息,并为受训者提供有关如何在实际工作当中应用培训所学内容的机会。如果同事或管理者不采取支持的态度或行为,那么受训人员将培训收获运用到实际工作中几乎是不可能的。


在职务说明书当中,应当清楚地描述岗位关系,包括岗位之间横向和纵向的联系。首先必须清楚地指出本岗位上下监督的关系,即所受的监督和所实施的监督;其次,应说明与其它岗位的关系,即内部岗位之间的横向联系。通过横向和纵向上的描述,可以看出本岗位在组织系统中的确切位置。通过岗位关系,我们就可以让管理人员和员工知道,谁对自己以及自己对谁负有指导培训的职责,自己与哪些同事之间更应该互相支持帮助,将培训所学内容更好地运用到工作当中。


另一方面,通过岗位关系图,在既定的工作架构及内容下,从“纵”方面去整合上工程及下工程的工作,以达到“工作丰富化”:而在既定的工作架构及内容下,从“横”方面去增加列相关度较高的不同工作,以达到“工作多样化”;作为教育培训规划及培训需求调查的基准,以遴选出需要培训的员工,再依组织之需求及员工个人能力与兴趣,提供培训发展之机会,并作为员工职业生涯规划的重要参考资料。培训工作的最终目的是为企业的发展战略服务,同时也要与员工个人职业生涯发展相结合,实现员工素质与企业经营战略的匹配,让员工在服务企业,推动企业战略目标实现的同时,也能按照明确的职业发展目标,通过参加相应层次的培训,实现个人的发展,获取个人成就,实现企业和员工的共同发展。


三、重视工作分析,更好地做好培训工作
综上所述,我们可以看出,重视工作分析,不仅对培训的前期工作有很重要的指导作用,同时,在培训工作的实施及培训后的效果转化上,也起着不可忽视的作用,因此,必须重视工作分析,才能更好地做好培训工作。


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