呼叫中心内训师培训思路123

客户世界|杨莲月 白文腾|2013-03-20

面对呼叫中心人员流失率高居不下的严重状况，一批批新人需要快速上岗，除基本业务知识、规范操作、标准应答话术等基本培训外，如何将知识与客户问题相连接，如何迅速掌握不同客户问题的解决方法，如何将专业知识与沟通技能有机结合，如何将解决问题与应答话术有机结合，如何高质、有效、灵活、快速地提升新座席人员的综合素质，具备职业岗位胜任力就显得非常重要。

培训作为满足这一需求重要的手段之一，不应只是从发现的问题及解决的方法单一角度进行，而是要采用客户化系统化全局思维方式进行：第一层面是逻辑排查，从客户来电反映的问题、产生问题的原因分析、问题的逐一排查、应采取的处理途径及方法、工单记录与派发的整体流程进行系统全面的梳理，帮助座席通过一个客户的一个问题，进行全面业务知识的掌握、全流程规范操作的梳理、客户问题与业务知识的灵活链接；第二层面是依据第一层面的逻辑排查将沟通技能与规范用语与标准应答话术相结合的客户感知训练；第三层面是将客户一个问题的知识点扩展到相关联的知识面，以点带面的业务知识、逻辑排查、沟通技能、标准应答话术的全面掌握；第四层面是将提高员工归属感、职业自豪感、良性竞争意识和团队合作精神融入整个的培训中（如图1）。

图1

如何培训才能在短时间内帮助新座席人员具备所需要的素质和胜任力呢？这需要培训者清楚新人上岗实习期间培训的目的是什么？希望的预期结果是什么？在这两方面明确的情况下再思考怎么做（用什么方法）才能达到目的和预期结果？可利用的资源有哪些？

1、明确新人上岗实习期间培训的目的是什么？

是知晓客户问题如何解答？是掌握业务知识？还是其他的什么？如果目的仅此而已，培训只会解决点的问题，告诉新人客户的这个问题应该怎么说很容易形成一言堂，也容易引发新人的挫败感。

新人上岗实习期培训的目的就是快速提升新员工综合素质，具备岗位胜任力。

2、希望的预期结果是什么？

（1）巩固业务知识和业务受理流程；

（2）具备沟通能力：聆听能力、提问能力、归纳总结能力、解决问题能力；

（3）流利使用规范用语和标准应答话术；

（4）同时希望能够提高新人的进取意识和团队归属感。

3、用什么方法实现预期结果达到目的呢？

基本方法是：逻辑排查法、系统培训法、教练技术

4、可利用的资源是什么？

新人上岗实习期间的一个有利资源就是新人们自己的通话录音，也可以用事前收集的典型录音。

什么是逻辑排查法？逻辑排查法是指将问题产生的原因按照某种逻辑关系（或者是相互之间的因果关系）依次排列，发现其中关键因素的方法（如图20）。

图2

将客户问题产生的原因按照逻辑关系（因果关系）进行排序，针对不同原因明确对应的解决办法和处理流程。

逻辑排查我们可以分为三步进行：

第一步：清晰客户的问题；

第二步：清晰客户问题产生的所有原因（在按发生的概率排序）；

第三步：清晰所有原因的处理方法和规范流程。

这样帮助座席人员清晰客户问题可能产生的原因有哪些，座席人员按照逻辑排查的方法自然灵活地理清客户问题所在，清晰该业务规范操作流程和方法，使问题与业务相连接，使业务与规范与流程相结合。

接下来就是如何将专业知识与沟通技能有机结合，将解决问题与应答话术、规范用语有机结合（如图3）。

图3

沟通技能简要涵盖聆听能力、提问能力、理清问题、总结归纳、解决问题能力。

沟通技能培训第一步：准备录音。依当前最需掌握的业务点及新座席人员普遍的问题所在，选取相关录音。

沟通技能培训第二步：训练聆听能力。内训师不断提问客户的问题是什么？让座席人员反复聆听客户开头语，直到座席人员能够清晰准确简洁地描述出客户的问题（此过程内训师应给与适当的启发和引导）。

沟通技能培训第三步：训练提问能力、理清客户问题的能力。内训师提问：需要进一步了解哪些情况（依逻辑排查图表所列的原因）才能清晰客户的问题所在，如何提问？内训师可依据座席人员的提问方法按照客户的感受回答或让其他座席说出听到这样的提问时如果你们是客户，你们会怎么回答、有什么感受（教练技术的方法之一）？培养座席人员体察客户感受的能力并不断完善自我的沟通能力，直至座席人员可简洁准确地提出适合的问题，同时训练使用规范用语。

如果客户反映问题不清晰，内训师辅导培训如何根据听到的关键字判断问题属于哪一类，在围绕关键字选择开放性或选择性问题，引导客户将问题反馈清晰。

沟通技能培训第四步：训练总结归纳、解决问题的能力。内训师提问：如何将提问所了解到的情况用简洁的语言与客户确认？并在客户确认后用规范用语和话术按照规范流程和方法帮助客户解决问题？

沟通技能培训第五步：现场模拟此通录音客户问题的全过程沟通训练，同时训练座席人员使用规范用语和话术，再次理清该业务的受理流程、方法和注意事项，清晰掌握后两两一组模拟座席和客户进行训练。

最后是以点带面地训练座席全面掌握与客户问题相关的业务知识，罗列所有相关业务知识点。每一知识点依照上述方式再次进行，进一步巩固沟通技能、业务知识、操作规范及业务处理流程。

每次培训是一项业务的全知识、全流程、系统性、逻辑性、规范性、客户化的训练，帮助新座席人员尽快胜任岗位要求，提供令顾客满意的服务。

最后需要考虑也是贯穿培训全过程的是：如何将提高员工归属感、职业自豪感、良性竞争意识和团队合作精神融入整个的培训中。这取决于内训师的引导，注意以下几个原则就可达到预期效果：

（1）在培训开始时播放整通录音后，让几位座席只说出哪些地方做的好，可以学习借鉴；

（2）在整个过程中鼓励座席员们发表自己的看法，不要批评，内训师只需要用客商户感知和结果引导座席人员自己发现问题，不断提升业务知识、修正改善沟通技能和规范操作流程；

（3）文字培训教案要尽量简洁，一看就清晰操作流程，一读就可以直接和客户沟通（良好感知的客户化和规范化语言），训练以实操启发思考为主，在培训中传递尊重、传递关爱、传递规范。

这样的培训寓教于乐、实用有趣、适合成年人的学习，能够加强团队意识和团队归属感、建立积极的团队氛围。

通过上述系统培训可以达到以下效果：

（1）座席了解解决问题的思路与流程、提升沟通能力、解决问题能力，同时掌握并进一步巩固了业务知识、规范用语能力，提升客户良好感知；

（2）在较短的时间内让座席以点带面地了解所有业务、各类问题的处理办法，达到触类旁通、灵活运用沟通技巧、快速归纳总结客户问题、准确完成业务受理与处理、高效解决客户问题的效果。

（3）建议知识库维护可以依据逻辑排查的方式进行，方便座席人员快速准确的获得有关信息，为座席人员提供有效的支撑，提高问题处理的准确性与及时性；

（4）座席人员可以在工作中寻找到乐趣与团队归属感，对公司的整体满意度也会有所提升，能够在一定程度上降低人员流失率。

本文刊载于《客户世界》2013年1-2月合刊；作者单位为北京鹈鹕信息咨询有限公司。

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