破除时间管理三大顽疾

客户世界 | 2025年11月27日 | 客世原创 | 评论已关闭 | 147

摘要：时间管理的核心是进行合理的计划、分配、监控，在有限时间里实现最大的价值。运用科学的办法，破除规划、拖延、消耗这三大时间管理顽疾，成为高效率人士，可以让我们更为有效地掌控自己的职业和人生。

关键词：时间管理、规划、拖延、消耗

一天二十四小时，对每个人都是公平的。正如管理学大师德鲁克所说：时间是租不到、借不到，也买不到，更不能以其他手段获得的特殊资源。但相同的时间，不同人取得的成效却是不同的；而且，并非投入的时间越长，取得的成效越大。其原因很大程度在于时间管理方法的迥异。时间管理即对时间进行合理的计划、分配和监控。高效地使用时间可以减少光阴的虚度，更好地掌控我们的职业和人生。同时，良好的时间管理也是个体自律、执行等关键能力的体现。笔者发现，规划、拖延、消耗这三大顽疾是困扰时间管理的主要问题，以下就该话题与大家进行分享。

规划。

规划问题是指时间安排不合理造成时间投入未发挥理想的效用。

要事当先。

有这样一个故事。要在一个玻璃瓶中装入石头和沙子。办法一是先装入沙子，但沙子装满了，石头就没有地方装了。另一个办法是先向瓶子中装入石头，待石头装满后再倒入沙子，沙子渗入石头与瓶子之间的缝隙，这样瓶子中石头和沙子都有了，也装满了。如果沙子代表我们工作中的琐碎小事，而石头代表重要的事，则两个办法的结果完全不同。我们经常有这样的经历，忙忙碌碌一天却发现只是做了很多与重要目标无关的小事，其原因在于没有按要事当先的原则，即先安排完成重要的事，有闲暇再做琐碎小事。

要事当先首先应该对事情的轻重缓急进行分类。可将事情按重要性和紧急程度两个维度分为四个象限。第一象限是重要且紧急的事，如KPI制订、重大客户投诉、新品上市、投标等；第二象限是重要但不紧急的事，如中长期战略规划、品牌推广、管理机制完善、队伍能力提升等；第三象限是紧急但不重要的事，如不速之客来访、临时通知的一般性会议、紧急文案要求等；第四象限是既不紧急也不重要的事，如文件分类归档、整理笔记、浏览不需回复的邮件等。

其次，通盘考虑，体现出重要事情先做的原则。“磨刀不误砍柴工”，每天上班的第一件事应该制订当天的计划，以便专注于应该做的事。有一个“6点优先”的工作方法：列出当天要完成的6件最重要的工作，按重要性从1到6分别进行编号。先全力以赴完成第1号工作，再完成第2号工作……，直到完成6项工作为止。这种做法的逻辑是将最重要的工作当成所有工作的重心，在时间安排上提前，以确保在第一时间完成；并且进行了编号就明确了顺序，执行中就不会出现混乱和不专注的情况。美国咨询大师艾维利曾经使用“六点优先”工作方法帮助当时一家濒临破产的钢铁公司用5年时间一举成为行业翘楚。这就是说，如果个体能够每天完成6项最重要工作，那么他（她）一定是高效率人士。

专心致志。

心理学研究发现，不能专心致志地每次只同时做一件事，而是意图一心多用，可能什么事都做不好，最终并不能节约时间。

精力所限。一旦选择同时做多件事情，我们会发现时间、精力等都会分散，不仅投入每件事资源大打折扣，而且经常还会面临“我们能否同时应付几件事”这样的疑问。

选择性障碍。一旦面临几件事，我们会有选择困难，左右环顾，犹豫不决，不知道先做哪件事，不知道如何分配时间……。法国哲学家布利丹讲了一个有深意的故事。他养了一头毛驴，每次买一堆草料来喂它。过了一段时间，小贩对熟客搞促销，买一送一，就有了两堆草料。由于之前每次是喂一堆草料，他就将两堆草料分开放置，却发现毛驴无法决定先吃哪一堆，始终在两堆草料之间徘徊。几天过后，毛驴竟然活活地饿死了，两堆草料都没有吃过。同理，我们同时做多件事也会有“布利丹毛驴”障碍。

切换效率。一心多用导致思想在不同的事件间快速切换，影响效率。一方面，会产生注意力残留现象，即：我们已将注意力从一件事转移到另一件事上了，但大脑思路仍然停留在前一件事上，对当前处理的事件产生干扰；另一方面，切换到一件事上，应该怎么做，还得衔接之前做的情况，即花时间回忆之前做到哪了？所以，一件事开始了如果不能一次性做完，会打断工作节奏，从而对效率产生影响。

适逢其时。

不能适逢其时，在合适的时间做合适的事，则难以达到理想效果。

生物钟规律。一天中的不同时段适合做不同的事。清晨刚起床时，大脑经过一晚的休息，是思路最清晰的时刻，适合思考难缠的问题；上午8点至10点，精力充沛，适合高效地工作；下午18点至20点心理兴奋逐渐下降，适合回顾当天的工作；睡前一个小时，记忆力最好，适合背诵。类似的，一周中每一工作日的效率也不同。研究显示，周二、周五效率最高。这是因为周二经过周一的衔接，人们逐渐进入了工作状态；而周五临近周末，心理上产生了愉悦效应。效率其次的是周三。而效率较低的是周一和周四。周一刚休完双休，人们需要与上周工作对接；而周四经过前三天的工作，个体身心会产生疲倦感，状态在周四达到最低谷。

精力集中规律。管理学大师德鲁克做过一个银行咨询项目。每次他与银行总裁两人确定一个管理提升主题进行面谈。银行总裁非常守时，每次谈到一小时二十分钟时他都会说：我们是否应该总结一下今天谈的内容，并确定一下下次的主题了？而每次的咨询时间都正好是一个半小时。德鲁克有一次就禁不住问：为何每次的时间都控制得这么严格？银行总裁说：很简单，因为我每次能集中精力的时间只有一个半小时。虽然这个规律因人而异，有人每次能集中精力半小时，有人能集中精力一小时……，但我们应该把工作安排在自己能集中精力的时间内，如工作所需时间太长，中间应该有短暂的休息。

零碎时间。

数智时代的今天，有一个营销理念是占领客户的碎片时间，即在用户等车、通勤、用餐、工作间隙等时间进行业务推广。可见，每个人的零碎时间是有价值的。所以，如果我们愿意挤时间，这些零碎的时间就可以充分利用，如在等车的时间快速浏览不重要的邮件，查看工作群消息；边洗漱边思考困扰的难题；在休息间隙安排当天的行程等。

拖延。

拖延是指个体由于心理因素，在明明知道或可以预见后果有害的情况下仍然把计划做的事延迟的行为。拖延的主要原因有：时间富裕、顾虑准备不足、恐惧失败、追求完美、及时行乐五个方面。

时间富裕。

有一个有趣的现象。培训班的同学按统一的时间来上课，时常有人迟到。老师发觉迟到的同学并不是家离得远的，反而是家离得近的。因为，家离得远的同学一般都会算好时间出发，则路上没有意外就不会迟到。但家离得近的同学没有紧迫感，不到最后一刻不行动，等到发觉时，时间已经不够了。这就说明时间富裕会导致拖延。

时间富裕拖延的原因之一是“时间错位”。当我们感到一件事或者一个目标并不紧迫，甚至在比较远的将来时，会产生一种错觉，似乎这件事或这个目标没有实际上重要，从而心安理得地拖延。其次，时间富裕拖延的原因是没有认真地评估任务工作量。评估任务所需时间要么靠经验值，没有考虑到任务差异所需的额外时间；要么过于乐观，不仅高估了自己的效率，也没有留出意外情况的冗余。再次，时间富裕拖延的原因还在于由于时间富裕，所以在等待出发的时间里安排了做其它任务，一发而不可收拾。

针对上述问题首先可采取的办法是将截止时间提前。比如我们有一个两点钟开始的任务，根据以往的经验自己可能迟到半小时，就心里将该任务的开始时间提前到一点半钟，并按该时间进行准备。其次是按照倒推法制订时间表并严格执行。再次是硬性规定，在等待任务开始的时间不做其它任务。第四、提醒自己如果拖延或者迟到的严重后果。

顾虑准备不足。

在做一件事前，老是想着等计划完善一些，准备充分一些再行动。万事预则立，不预则废，准备的重要性不言而喻。但如果老是花大量时间思前想后，心理上就觉得准备还差一点，所以不能行动则会产生拖延。

实际上，一件事想起来都是问题，做起来才会有思路。由于任务的不确定性，我们可能在制订计划时都难以解决所有的问题。问题在心中挥之不去，就可能陷入“分析痽痪”的境地，越想问题越多。但一旦行动起来，你会发现很多问题并不存在，所以有管理学家说：一件事先做起来就能解决80%的问题。其次，就算反复修改，也不一定有绝对完善的计划。因为面对不确定的环境，我们难以完全预见，很多时候计划没有变化快。所以巴顿将军说：现在执行一个合理的计划比下周执行一个更加完善的计划要强。再次，拖延可能失去时机，让计划失去意义。有这样一个案例。大学学生会文学社发布公告，招聘有专业水准的同学担任编辑。一个新生同学文笔好，偏好文学。但他却担心水平不够，想着等入学一年，自己提升后再报名。等他一年后觉得自己可以时，却发现文学社招聘编辑只针对刚入学的新生了……

消除顾虑准备不足产生的拖延首先应该树立这样观点：没有完美的计划，计划是在实施中不断完善的；其次，正确看待计划中的缺陷。只要缺陷不是主观努力不足造成的，不必过分自责，而是抱着学习的心态，吃一堑，长一智。再次，缩短准备期限，明确时限。第四，尝试“先开枪，后瞄准”，即：如果敌人已经上来了，先开枪，在以后的战斗中再去学习如何瞄准。

恐惧失败。

因为担心失败导致的拖延。

恐惧失败拖延首先来自于灾难性思维。研究发现，人们对未知结果的恐惧远远大于其实际情况，于是很多人会将事情的结果灾难化，即（无限）扭曲和放大不利后果，甚至觉得要大难临头了。克服的办法是将失败的后果在纸上一一罗列出来，并写出应对的方法。你这样做了就会发现，之前所想象的不利后果没有那么神秘不可测，也没有什么可怕的了（都是可以应对的）。

其次，恐惧失败拖延来自于觉得目标难度太大。克服的办法是将原目标转换、分解为相对容易，步步为营的小目标。如参加全民马拉松大赛，之前没有训练过是不可能一次性跑完全程的，可以设定阶段目标，先练习3公里跑，没问题了再逐渐加量，5公里、10公里……。这样的好处是小目标达成后会产生积极的心理暗示，每天一小步，日积月累一大步。

再次，恐惧失败拖延来自于“青蛙效应”。任务中的困难事项和容易事项如果没有串行先后的关系，你会先做那困难的还是容易的？这因人而异，各有千秋。但如果心理上有“青蛙效应”则另当别论。如果你先完成容易的事项，但一想到还有困难的事项没有完成心里就打鼓，困难事项就好象一只只青蛙，在耳边呱呱地叫，扰得你心神不宁。这时候先把困难的事完成了，就好象拿掉了“青蛙”，没有后顾之忧了。

追求完美。

追求完美，不断地对工作进行全面体检，不放过任何一个细节，只要发现一点问题就会全部推翻重来。精益求精是好事，但想想看，不能按时完成，完美就可能没有意义。所以应该统筹完美、目标、时间等因素综合考量，找到平衡点，完美主义不应影响工作计划的达成。

及时行乐。

及时行乐是指很多人往往愿意做一些可以立即尝到甜头的事。沉迷于及时行乐带来的舒适感，这可能让我们对应该做的事迟迟不行动，导致拖延。例如：早在上世纪80年代美国柯达公司就发明了世界第一台数码相机，也预见到了数码的巨大优势，但面对公司在传统胶片行业的霸主地位和巨大利益却迟迟没有开启转型，最终被时代的潮流所抛弃。

科学界将人的大脑分为左、右半球。右半球是感性区，左半球是理性区。感性区凭直觉和本能作出决定。显然，及时行乐正是源自于感性区的趋利避害。但并非所有人都经不起及时的舒适、利益的诱惑。社会学家有一个实验。他们召集了一群小孩，每人发给一颗糖，告诉小孩们，你们如果马上吃掉这颗糖则后续没有奖励了；但如果你们过两个小时再吃，我们会再给你们一颗糖。小孩分化为两级，马上吃掉糖和过两个小时再吃糖（得到了奖励）。过了几十年，小孩们都长大成人了。跟踪发现：当年，过两个小时再吃糖的那些小孩们长大后取得的成就明显更大。这说明，人们如果有强大的理性思维，就不会只管现在，不顾将来，及时行乐导致拖延，甚至带来严重后果的问题是可以克服的。

克服及时行乐导致拖延的问题首先可以树立“延迟满足”的思想。即：不是眼前这些利益不足以打动我，也不是不应该满足自己的需求。而是眼光放得比较长远，相信现在拒绝这些诱惑会使我获得更大的成功，延迟的满足会更大。其次，设立团体监督机制。意思是说，因为人对打破自己承诺的内疚感远低于打破对他人承诺的内疚感，所以可以形成志同道合的团体，用团队的监督来破除个体及时行乐的拖延。比如：中长跑跑步最大的难点就在于会让人觉得训练太辛苦，不如等明天再开始，今天先休息一天。这样，明日复明日，导致不能每天坚持下去。几个马拉松爱好者组建晨跑团体，每天一同锻炼，约定对不到场者进行精神或物质处罚。有了团体监督，就比每个人独立晨练坚持得好了很多。再次，切断（及时行乐的）诱惑。

消耗。

工作中很多事情都需要消耗时间，但是否所做的这些事情都值得花费时间？一些事情是否不合理地花费了太多的时间？等等。这些是我们应该时时复盘和思考的问题。要提高时间的使用效率就必须减少时间的不合理消耗。

会议。

工作中什么最花时间？相信大部分人会回答：会议。会议的积极作用无可置疑，但我们经常会觉得冗长的会议不仅浪费了时间，而且没有达到应有的作用。所以，应该从会议前，会议中，会议后三个阶段提升效率。

会议前。首先，简减会议。减少会议次数，可开可不开的会议不开；没有明确主题的会议不开；尽量开短会；控制参会人数，不需发言，不需决策、参谋的人员不参会。根据每个人在会议中的作用，可以安排其阶段性参会，即需要他（她）时再来。在这一点上，一些互联网公司的做法值得借鉴。美国脸书（Facebook）公司有一个做法，在午餐前15分钟召集人员站着开一个会。因为想着要去用餐，所以大家都会控制时间，而且站着开会，不适合长时间耗，效率自然就高了。亚马逊公司有一个“两个比萨饼”的开会原则，就是说一个会议所有参会的人员一共吃两个比萨饼就可以吃饱，所以按这个原则，参会的人一定是比较精简的。其次，做好会议准备。一方面，应该提前协调好各方时间，避免因事不能到会的情况；另一方面，会议的目的是就所讨论问题的解决方案达成一致。如果与会人员在会上才开始阅读资料，就会浪费大家时间，所以，有效的办法是提前下发材料，大家带着思考的方案来参会，会上只是就方案进行讨论。

会议中。关键是控制发言时间。有人一发言就侃侃而谈，长篇大论，似乎讲得越多就越能体现出水平。针对发言超时，采用得较多的办法是以时钟计时，时间一到马上结束。实际上，我们的目的是让发言者在规定的时间内将问题讲清楚，不希望出现到时了还没有讲完的情况，所以发言人提升“言简意赅”的能力很重要。麦肯锡公司有一个“30秒电梯法则”，即要求所有的业务人员都有能力将一个很复杂的方案在30秒内给客户讲清楚，而且让客户感兴趣。据说这个要求是来源于一个失败案例。一个大客户来访麦肯锡公司，由于时间安排紧迫，在听完了方案讲解后起身告辞。在下楼的电梯中，大客户还想再重温一下方案的概述。但送行的业务人员却没能在电梯到达一楼的时间内（30秒左右）将方案讲清楚，大客户很失望，麦肯锡公司丢掉了这个订单。如何能在30秒内将方案讲清楚？有三个要点，一是演讲开头能打动听者，有冲击力；二是精炼表答；三是有结论，让听者对观点一目了然。

会议后。一方面，就会议内容形成会议纪要，按SMART原则形成工作任务指令；另一方面，发会议纪要给与会各方会签、确认，保证内容正确，理解一致；再次，会后要建立监督检查机制，保证举措能有效地落地，并达到预设的效果。

2、琐事。

工作中的琐事总是不可避免的，问题在于如何能避免它们过多地消耗时间。

有一个咨询案例，一个工厂主管总是抱怨自己时间不够，当咨询师询问他上班主要在忙什么时，他罗列了很多，主要是制订战略，监督营销计划实施，开会解决经营问题等。按咨询师要求，秘书在一个月里每天记录了他的活动，却发现其超过40%的时间是在亲自处理老客户的催（订）单来电。可见琐事对工作时间的消耗。其实这种问题完全可以通过制订特定流程来解决。万科做大做强后，总裁王石经常会接到老朋友的电话，他们想买万科的房，希望能有好建议，同时也想要大力度的折扣价格。王石在不胜其烦后制订了一个流程：首先明确了亲朋好友的购房折扣都为X%，统一一口价，不讨价还价，不特殊化，避免每一单都去申请；其次，制订特定流程，王石接到此类来电，转交专人按流程负责跟进。

前文已经阐述了要事当先的原则，即：先做重要的事，有时间再做琐事。但如果发现琐事太多怎么办？一种新的管理观点认为，我们可以时时停下来想一下，是否这些琐事都应该由我来做？一方面，勇敢地对“硬塞”过来的琐事说不；另一方面，是否能授权或推动转派更专业的人去做？

综上所述，时间管理的核心是进行合理的计划、分配、监控，在有限时间里实现最大的价值。运用科学的办法，破除规划、拖延、消耗这三大时间管理顽疾，成为高效能人士，可以让我们更为有效地掌控自己的职业和人生。

《客户世界》创办于2003年1月，是中国客户服务与数字运营行业的旗帜媒体。本文刊载于2025年祝融辑（总第238期），作者：陈浩来自中国移动在线营销服务中心四川分中心；联络编辑：edit@ccmw.net