外包专家的省钱秘诀
||2009-12-07
当下，很多IT部门打算将某项IT服务外包出去，但事实上外包远没有人们想像得那么简单，要把外包快、好、省地执行起来并不容易，有很多细节需要考虑。
外包专家的省钱秘诀
在外包过程中，只有少部分人愿意聘请收费昂贵的外包咨询公司，指导你逐步完成IT服务的采购过程。它们虽然有丰富的经验、现成的服务级别协议（SLA）和合同条款，还有数量很多足可以装得下一大间会议室的相关模板和流程，但是费用奇贵，每小时300美元的费用足以让人瞠目结舌。
所以，许多IT部门还是选择自行处理外包过程中的大部分环节，自己动手的外包可以带来诸多回报: 节省成本、合同更加灵活、与IT服务商的关系更紧密。
本文采访了经验丰富的外包顾问和用户，他们传授秘诀教你如何自己掌控IT服务的外包过程。
关注业务目标
1. 抵制心理恐吓战术。一旦你决定了外包，可能自然而然会求助于外部专家，听听他们的建议。专家们往往会采用恐吓战术，譬如: 你会被利用的、你会花冤枉钱、会被供应商牵着鼻子走。独立外包顾问Adam Strichman提醒大家: “千万别被这些话吓倒。”
当然，这些话不无一定道理。毕竟，IT服务供应商每天都在钻营交易，外包客户自然处于某种劣势，但也不能对这些危言耸听的话全都信以为真。
2. 关注业务理由。要说外包这幅版图中哪一个拼块对取得成功最为关键，那就是外包决策背后的商业理由。
Paul Pinto是外包咨询公司Sylvan VI的联合创办人兼执行合伙人，他曾在多家大型咨询公司工作过。Pinto说: “我们不能仓促地下结论，不能想当然地认为只有外包才是解决之道，要对企业的业务需求进行深入分析，明白企业的真正关注点。有时候，或许还有更合适的方法来解决问题，譬如: 内包、开发共享服务中心、部署新技术等。
3. 循序渐进。如果你打算从头开始建造一幢梦寐以求的房子，恐怕不会自己动手绘图纸、挖地基、砌墙。自己动手外包比较适合有选择性的外包，而不是全面改造的大规模外包。
Strichman说: “先选择比较小的方面，与供应商建立起良好的关系，然后把其他方面逐步外包给供应商。”比方说，先从IBM AS400服务器、而不是所有数据中心开始外包。“一旦建立好关系，添加更多的服务就变得比较容易了。这个策略往往特别适用于小企业，因为小企业没有大企业在组织和运营方面的复杂性。”Strichman认为。
4. 充分运用新工具。譬如在家庭装修方面，越来越多的人希望自己动手装修，家装DIY越来越流行。为了满足这些人的需求，家得宝（Home Depot）和劳氏公司（Lowe’s）提供了很多DIY工具。与此相类似，很多中小企业希望得到一些外包工具，譬如商业计划模板、建议请求书（RFP）、合同等。“只要稍微付点钱，就能从网上按要求获取到相应的工具，中小企业会非常乐意接受这样的服务。”Pinto表示。
Pinto说: “网上有数不胜数的研究信息、调查报告和白皮书，深入浅出地介绍了外包过程。信息如此之丰富，以至于IT人员在比较短的时间内就能成为一名具备相当能力的内部顾问。”当然不能完全依靠网上的信息，还应当抽出时间向资深人士取取经。
网罗人才
如果你聘请的员工以前效力于IT服务供应商，就要充分运用员工的这种经验。但也别忘了去其他部门物色，不要只盯着IT部门。Strichman说: “外包项目方面经验最丰富的人往往是本企业内部提拨上来的，或者调到了公司的其他部门。”即便他们离开IT部门已有多年，可能极其乐意在外包过程中以主题专家的身份过来帮忙，不过前提是他们这么做需要同时得到IT部门和所在部门主管层的批准。
即便你的手下没有一个人有外包经验，还可利用从外包咨询公司下岗的顾问替你服务。许多顶尖的IT服务咨询公司已裁掉了1/4以上有着丰富经验的顾问，这些人都是被网罗的对象。
IT服务供应商急于想参与到你的外包过程中，而且愿意投入到贵企业在外包之前针对业务流程进行的重组工作，或者帮助提供数据以确定商业理由。显然，他们心里头有一个最终目标: 让你签下外包合同。但如果你能充分利用供应商的专长，又不用签合同，也许值得去花一番时间和精力。
巧妙利用顾问
“最优秀顾问的主要价值并不在于他们提供的表格和方法，而是在于他们的判断力、经验以及对市场的深入了解。”Strichman 强调。
你没必要凡事都依赖于顾问，大的咨询公司可能也不喜欢这样，因为这些公司是靠多个顾问在大客户现场推动整个外包过程来赚钱的，无暇顾及次要的事情。如果你觉得需要外部专家就某个针对性问题给出相关建议，比如拟订服务级别协议或横向比较条款，可以请外部顾问提供针对性帮助，或者请对方审核你的工作。
Michel Hofman是总部设在伦敦的荷兰合作国际银行（Rabobank）的欧洲区CIO，他本人就是自己动手进行外包的实践者。他说:“要评估你团队的外包专长，选择你所需要的合适的外部咨询，你可能根本不需要请顾问来现场。可以考虑将所有的脏活累活自己来完成，只有在个别关键的决策阶段才请外部顾问指点。”
在以下这几个关键环节，顾问可以帮上大忙。
1. 拟定严谨而贴切的请求建议书（RFP）。最严重的外包失误莫过于不完整或不贴切的RFP了，“拟定一份全面的RFP是顾问的拿手好戏，这样的RFP有助于获得全面而准确的反馈。”Strichman说。
为你节省费用的不是把编写RFP这项工作外包出去，请顾问编写这些文档所花的费用其实比你自己编写要高得多。带来显著效益的是缩短了编写一份内容准确的RFP、请专家进行评估以获得反馈所需的时间。Hofman说: “客户通常没有太多的时间来理清大量信息、评估竞争方案，然后做出影响深远的决策。”
2. 掌握定价方面的信息。“外包顾问是定价专业人士，应该能获得最新的基准价格数据，他们不但能够对费用进行合理性检查，还能了解这些费用与服务时间表之间的关系。”摩根路易斯律师事务所纽约办事处的合伙人Edward J. Hansen说，他经常为外包交易中的客户提供咨询服务。
专业的基准比较人员能够识别出不符合市场行情的价位。Strichman说: “这不仅仅意味着‘高价’，还意味着对所要求的服务来说不合理的价格。价格也许可以低200%以上，这种情况通常是由于离服务预期目标有差距或需求不明白引起的。因此，外包顾问可以确定准确的价位、保证竞价合理，从而替客户节省费用。”
3. 了解供应商。顾问可能会推荐几家名气较小、资质良好的供应商，供你考虑。如果顾问深入了解市场，你就无须研究比较服务供应商、确定供应商的初选名单和最终名单。但要注意: 有些顾问与某些供应商的关系过于密切。不妨查看一下该顾问从事过的几笔交易，要是同一家供应商一再出现，就要提高警惕了。
4. 集中注意力。达成外包交易是你要做的许多工作之一，如果你抽不出足够的时间来研究比较供应商、洽谈外包交易，那么一开始就处于劣势。这就需要出钱聘请顾问，及早对外包交易给予应有的关注，那样以后就能避免麻烦。
Hansen说: “外包项目很费时间，客户往往缺少足够的专家来关注项目。”
5. 谈判中抢占上风。你可能很少在谈判中处于上风，毕竟坐在谈判桌另一边的那些人是谈判高手，他们每天要与形形色色的客户打交道，经验丰富得很。好的顾问很清楚供应商在制定合同条款时为了让自己有利而采用的种种手段和圈套，比如服务级别协议（SLA）、衡量标准和条款。Pinto说: “标准的条款和条件最好还是交给法律顾问去处理，而洽谈商业条款最好交给把外包关系看得一清二楚的顾问去处理。”
6. 做好交接。“交接是外包过程中的关键问题，却经常被人忽视。”Hansen表示。顾问会帮助你做准备: 如何把自己的IT服务交接给供应商，而且还要帮助对这家服务供应商进行日常监管。
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客户世界
这家伙很懒，什么都没写！
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