浅谈呼叫中心“微课程体系”的建设与应用

    |     2015年7月13日   |   2013年   |     0 条评论   |    370

客户世界|陈军雄 曾伟锋 梁加柳|2013-08-07

对呼叫中心而言,高素质的客户服务工作人员是企业宝贵的财富,他们的素质在很大程度上决定着呼叫中心的整体服务水准,故此呼叫中心一线客服工作人员(以下简称“客服人员”)的培训工作可谓任务艰巨,而呼叫中心运营的特点和行业知识更新不及时等内外部因素又给客服人员的培训工作带来了巨大的困难和挑战,因此呼叫中心需要结合具体的工作环境来不断创新培训的方法和模式、不断完善适应运营实际的培训体系,以此促进呼叫中心服务素质、运营业绩的提升。

笔者所在广东移动江门客服中心(以下简称“本中心”、“中心”)是公司的电话客户服务部门,具备呼叫中心的一般特点。为突破中心客服人员培训工作瓶颈,在过去的一年中我们充分调动内外部资源,开展了“微课程体系”的建设和应用探讨工作,并取得了初步的工作成效。下面将简单谈一谈具体操作过程中的一些感受。

一、为什么要建设和应用“微课程体系”

(一)培训工作存在瓶颈

1、培训内容有待优化

客服人员的能力体系归结起来主要包含两大知识模块,分别为“企业业务类知识”和“客户服务类知识”。其中因培训效果难以监控和跟进,“客户服务类知识”是客服人员培训工作的难点。“客户服务类知识”主要包括电话服务技巧、投诉处理技巧、电话营销技巧等。

针对“客户服务类知识”的培训,以往我们主要通过两种方式来进行,一是通过采购外部培训机构提供的行业相关客户服务类培训课程(以下简称“外聘课程”),一般为1~2天时间一期;另外是内部总结工作经验,开展相关知识的内部分享学习。这两种培训模式各有优劣。

外聘培训的优点一是内容具有行业普遍性,是行业共性规律的总结,可以开拓员工视野;二是外部讲师授课水平较高,可以较好地进行知识传授,学员满意度高。缺点一方面是在课程内容上很难较好地跟内部工作实际情况进行融合;另一方面是课题和课程内容创新、更新速度慢。近年来各门课程从标题到内容都大同小异,未有较多创新,未能及时、密切结合呼叫中心业务发展实际,难以满足中心员工培训需求;再者从外聘课程培训效果的角度看,每期1~2天的外聘课程不是全部内容都适合本中心的业务流程实际,而且由于缺乏较好的后续跟踪,难以很好地落实到实际工作应用中。内部经验学习/培训其优点是内容来源于中心员工工作实际、实用性强且内容更新迅速、培训灵活度高(不受采购流程和讲师授课排期影响);缺点则是内容局限于中心内部工作情况,高度不足,还有就是内部讲师授课水平参差不齐,难以保证授课效果。

基于两种培训模式的优劣,如果能将两者的优点进行融合,开发出适用的课程内容,将有利于培训效果的提升。

2、培训与业务运营之间存在矛盾

其一是培训安排与话务运营之间的矛盾。一方面由于话务繁忙,话务指标和排班等存在的压力,难以安排一线参加在岗培训,一般只能安排员工利用休息日时间参加1/2天的系统性素质提升培训;另一方面,因排班工时紧且常有忙时加班安排,客服人员普遍感觉压力大,休息日对于客服人员放松身心显得尤为重要,故不适宜占用客服人员太多休息日时间来安排培训。再者呼叫中心一线客服人员实施轮班工作制,且每年能用于一线客服人员的培训资源也是有限的,尤其是外部培训资源,故很难就某一共性课题实施客服人员的全面覆盖性培训。

其二是培训与业务工作脱节。培训与业务工作脱节方面的矛盾不仅仅是呼叫中心,也是很多行业HR工作存在的共性问题。一直以来培训作为企业发展的一个后方支撑力量,其工作效果难以进行数据化的评估,得不到业务部门的重视;另一方面现代企业业务发展迅速,企业做培训的HR由于日常工作难以及时密切地接触业务发展信息,往往会出现培训计划落后于业务发展或者培训计划不适合业务发展需求的情况。如何实现与公司业务的衔接、做好业务发展支撑,一直以来都是HR苦苦思索探求的问题。

3、培训要求和员工学习意愿之间的矛盾

一方面,公司服务工作指标日趋严峻,在人员编制基本固定的情况下需要加快培养一线员工服务工作技能、提升整体工作效能;另一方面,公司业务更新速度快、服务质量考核要求高,尤其是工作时间安排紧,工作压力与日俱增,导致员工利用工余时间进行学习的意愿越来越低,这与公司发展的要求是矛盾,这一对矛盾也给培训工作带来了极大的压力。

4、新生代员工的学习特点与传统培训模式之间的矛盾

一线客服人员团队逐渐以85、90后员工为主。据观察,新生代员工具有更加鲜明的、具有时代特色的的学习特点:思维活跃、新鲜感强,对“短、精、快”的学习方式更容易接受等。传统的1~2天的课堂培训模式也许并不那么适合他们,这也需要我们在培训模式上要与时俱进,进行合理创新。

(二)培训思路创新思考

基于以上存在的种种问题,我们思考如何能够利用现有的资源来突破培训工作瓶颈,在适应中心话务运营安排的情况下更好地开展一线客服人员的培训工作,从而能够真正帮助员工提升服务技能、助力公司业务发展,因此我们提出了建设和应用“微课程体系”的想法并付诸于行动,进行了深入的探索和实践。

本文所指的“微课程”是相对于传统的课堂培训而言的,传统的课堂培训通常是大于等于1天时长的培训课程,而这种时长较长的培训其实不太适合呼叫中心的运营特点,尤其是资源紧张的呼叫中心。我们结合本中心的运营实际,根据客服人员岗位能力素质要求,重点针对客户服务类知识模块,思考构建涵盖各知识线条的内部课程体系,开发一系列1小时“微课程”,再根据实际需求灵活安排培训。

之所以把“微课程”的时长定义为“1小时”,原因一是因为本中心运营排班班表中安排了每周期一轮1小时的早课中班;二是“1小时”的时长相对合理,是课堂讲授中刚好能深入、详细讲完某个知识点的时间长度,同时也便于各话务班组根据实际需求灵活申请在班前班后时间进行学习。

二、“微课程体系”的建设流程

(一)构建“微课程体系”

结合移动电话客服人员的能力素质模型,我们梳理、建立了江门中心客服人员“微课程体系”模型,具体模型如下图所示:

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(二)“微课程”开发流程

为了解决第一部分提到的培训工作存在的问题,我们在2012年启动了“外聘培训内化研究项目工作”,拟通过专项工作的开展来突破一线培训工作瓶颈、研究适合的工作模式、沉淀“微课程”开发的常规工作流程,为“微课程体系”的建立、完善、持续应用奠定基础。项目工作过程、也即“微课程”试点开发工作流程如下:

1、确定开发课题——课程开发方向确定

根据客服人员“微课程体系”模型进行年度培训需求调研,调查年度一线客服人员共性能力提升需求,并结合中心年度业务发展方向和各级管理者对一线客服人员的服务工作要求,综合确定年度排名前两位的能力提升需求点。2012年度调研分析结果显示该年度亟需提升的技能为:电话服务技巧和电话营销技巧。

2、采购外部课程——引进行业知识

根据调研分析结果提出课程采购需求并完成课程采购工作。2012年度针对客服人员两个核心能力提升需求点分别采购了《关键时刻的服务技巧》和《深度营销技巧提升》两门外聘课程,该环节实现了行业知识的引进。

3、组建项目团队——实现跨部门联合

项目团队成员涵盖来自本中心业务线条、质量管理线条、话务线条、人力资源线条的业务接口人、人力资源室推荐的相关专业线条内部讲师、还有参与该门课程学习的优秀一线客服人员代表等。项目团队成员分为两个工作小组,分别为专家小组和课程开发小组。该环节从人员配置上实现了各专业科室的融合,为解决培训内容的实时性和实用性问题提供了最基本的保障。

专家小组职责:全程参与课程学习、记录可内化的知识点和内容;参与课后课题内化研讨、业务流程优化讨论;参与课程验收相关工作。

课程开发小组:根据开发要求落实“微课程”开发工作,参与试讲验收,参与课程内化培训。

4、外聘课程内化研究——内外部知识融合,确定开发内容

项目团队成员参加外聘课程学习,课堂结合个人工作经验记录可内化的知识点。

课后召开课题研讨会,团队成员结合中心内部工作实际和课堂所学到的知识、理念,讨论建议内部优化的业务流程;确定具体需要进行内化的内容和知识点,需要内化开发的“微课程”个数、课程名称;确定课程开发的负责人并落实开发任务。

该环节重点解决了两个问题:一是通过来自各专业科室、专业线条业务接口人的共同讨论,保证了“微课程”内容的“适用性”——适合内部工作需求;二是通过结合内部工作经验和外部行业知识的融合讨论,保证了“微课程”内容的“先进性”——既适应内部工作实际,又具有行业高度。

5、 外聘课程内化开发——“微课程”开发

“微课程”开发过程分为三个步骤,分别为:

第一步:课程初步开发。课程开发小组根据课程内化开发任务要求,落实“微课程”开发工作,初步完成“微课程”课程包的制作;

第二步:课程试讲、优化。项目组组织课程试讲并讨论优化的内容,后由讲师团队跟进完成课程内容优化工作。

第三步:课程验收。项目组组织课程验收,由课程开发小组讲师团队成员分别针对所负责开发的课程内容进行现场讲授,由项目团队专家小组成员担任评委,通过验收的课程最终由人力资源室进行归档,纳入中心“微课程体系”课程库。

2012年度,我们针对“电话服务技巧”提升主题,完成开发“基础电话服务技巧系列”MOT服务技巧主题共2门时长为1小时的“微课程”,分别为:《MOT服务技巧》和《MOT服务技巧深化提升》;针对“电话营销技巧”提升主题,完成开发“电话营销技巧系列”营销五部曲主题共5门时长为1小时的“微课程”,分别为《营销五部曲——抓开场》、《营销五部曲——客户类型分析》、《营销五部曲——挖需求》、《营销五部曲——谈方案》、《营销五部曲——促交易》。至此,我们完成了“微课程体系”中“基础电话服务技巧系列”和“电话营销技巧系列”两个主题知识的“微课程”开发工作。

三、初步应用成果及下一步计划

(一)“微课程”初步推广应用情况

1、成果验收:为验证课程开发成果并为后继中心“微课程体系”的推广应用积累经验,2012年第四季度针对年度开发的7门“微课程”,我们利用早课时间分别开展了一线全员覆盖性内化培训,平均授课满意度达96.9%,较总体内部培训平均满意度93.5%高出3.4个百分点。

2、调研反馈:年底开展的培训工作满意度调查结果显示97.9%的一线客服人员认为两个主题系列的早课培训对其岗位工作有帮助,这种新的培训工作模式更适合一线服务工作实际;97%的后台支撑岗员工认为中心这种新的培训工作模式更适合一线服务工作实际,并更有利于一线服务水平的持续提升,总体支持率达97.7%,“微课程体系”的试搭建和应用工作几乎得到了中心全体员工的认可,说明这种培训模式是适合本中心实际工作需求的,适宜在今后继续推广应用。

3、成果推广:除获得中心内部同事的一致认可外,课程开发成果还获得了省公司和兄弟中心的认同,年度开发的《MOT服务技巧》微课程还通过了省公司组织的2012年度自主开发课程验收,纳入了广东移动内部课程体系,更有3位项目讲师团队成员获得了省公司“金讲台”授课认证,且《MOT服务技巧》课程还受邀前往其他兄弟中心进行送课,项目成果将得到更大范围的共享和传播。

(二)“微课程体系”建设和应用探讨工作给我们带来的收益

1、沉淀了一套有效的外聘课程内化开发的工作流程,为“微课程体系”的持续开发和完善奠定基础。

2、搭建了适合本中心一线客服人员培训工作实际的具有内部特色的“微”课程体系,补充和完善了内部培训管理体系。

3、培养了一批内部精英讲师,并为本中心内部讲师团队的持续建设和培养积累了经验。

4、较好地解决了一线培训工作存在的一系列问题,本文第一部分提到的培训瓶颈问题基本得到了有效的解决。

5、体现了培训工作对中心业务发展的支撑作用, 为日后进一步加强跨部门的联系与合作、加强和提升培训的业务支撑职能积累了经验,也增强了信心。

(三)后续计划

1、“微课程体系”的完善和深化

通过实践和研究探讨,我们认为具有多个独立知识点并具有紧密的前后逻辑关系的课程更适合开发成系列的“1小时”微课程,“客户服务类知识”模块的课程便具有该方面的特点,同一主题课程,我们可以根据其各个独立的知识点,结合内部工作经验案例,开发成多门独立的“1小时”微课程,而由于各知识点之间又具有前后连贯性,属于同一主题系列,所以又能自然合并起来成为一门半天到一天的主题课程。例如本中心开发的《电话营销技巧系列——营销五部曲》主题系列的5门微课程,既可以根据一线各班组的具体需求进行独立授课,也可以合并起来作为一门时长1天的营销全过程主题课程《营销五部曲》来进行授课,更可以通过安排5轮1小时早课时间,分开独立讲授5个知识点(5门微课程),从而同样完成了营销全过程的学习,而又不用占用员工的休息时间,培训工作明显更加灵活、更有针对性和实用性,又不影响培训效果,一定程度上实现了培训方和学习方的“双赢”。

后续我们将继续开发完善内部“微课程体系”,针对“客户服务类知识”模块完善开发各个知识线条的系列1小时微课程;针对“企业业务类知识”和“其他支撑类知识”,深入探讨其课程结构和知识特点,研究更加合适的微课程时长,如15分钟微课程、30分钟微课程、2~3小时准微课程等等,不断深化内部“微课程体系”的内涵,更好地开展一线客服人员的培训工作。

2、“微课程体系”的推广应用

搭建“系统选课平台”,实现内部“微课程”培训从“培训需求提出—>培训需求审核—>培训讲师分配—>培训实施情况归档”的电子流程管理,借助电子化培训管理工具推动“微课程体系”的推广应用,持续提升中心一线客服人员的整体服务工作水平,助力公司业务运营发展。

四、小结

笔者认为培训工作具有行业特性,呼叫中心培训工作的特点是应呼叫中心生产运营的特点而生的,没有“固定”的培训模式,只有“适合”行业特点、企业个性化需求的培训模式,因此培训工作需要不断创新,才能适应企业、行业发展的需求,真正发挥其应有的作用。客服江门中心本次基于一线客服人员培训工作的“微课程体系”的建设与应用探讨工作是对呼叫中心一线人员培训工作模式的一次有效探索和思维创新,也许这种模式并不一定适用于每一个呼叫中心,因为每个呼叫中心都会有其个性化的特点,但这种创新的思路则是相通的,今后我们将根据公司业务发展方向和员工实际需求继续探索创新培训的方式、方法,也希望能与更多呼叫中心HR同行进行培训管理工作的探讨和交流,推动呼叫中心员工培训工作的发展。

陈军雄为广东移动客户服务(江门)中心总经理;曾伟锋为广东移动客户服务(江门)中心人力资源室经理;梁加柳为广东移动客户服务(江门)中心人力资源室员工。

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