实施“四色预警督办”，提高企业管理效能

客户世界 | 2015年7月13日 | 2009年 | 评论已关闭 | 1600

客户世界|李改梅|2009-12-17

中国移动通信集团内蒙古有限公司呼和浩特分公司（以下简称呼和浩特移动）是一个积极开拓、锐意进取的企业，在过去的十年有了飞速发展。然而，在发展的历程中，出现了许多管理漏洞，如日常所见的公文流转、合同流转、报账等督办不顺畅就是其中一例。呼和浩特移动根据实际情况，本着从创新工作机制、提高行政执行力、促进工作落实出发，推出“四色预警督办”制度，从而较好地解决了这一问题。本文尝试将这一做法进行沉淀，以飨读者。

一、现有管理中存在的问题

我们承认业务发展是企业生存、发展的根本和源泉，但如果基础管理薄弱，后台支撑作用不到位，必定最终影响业务的发展，这对公司的长远发展是非常不利的。呼和浩特移动现有的基础行政管理工作存在某些缺陷和不足，已经在一定程度上影响了公司的进一步发展，具体而言在以下几个问题。

（一）合同流转时间过长，影响业务发展

合同是交易中约定双方权利义务及相关交易事宜的协议。目前，呼和浩特移动实行电子合同的审批流程，通过专业法律工作者以及各级领导对合同的法律问题、可行性及必要性进行审核，以保证合同签订的严格性和严肃性，也通过电子合同审批，避免潜在的法律风险和业务风险。电子合同流转完毕后，再进行纸质合同的正式签订。

但在实践工作中，电子合同的流转并不尽如人意，突出的问题有：一是电子合同的流转时间过长，最长的流转完毕需要2-3个月的时间，严重影响合同的签订工作，同时大大阻碍了业务的顺利发展；二是从项目提出、确立到最终签订合同的各个环节衔接不紧密、过于松散、时间跨度过长，严重影响业务工作的进度；三是倒签合同的现象严重，导致很多潜在问题的约定都失去实际意义，增加了公司可能面临的风险，为后期发展埋下隐患。

（二）各类公文积压情况严重，影响文件处理工作

为了便于公司相关政策的传达以及重要事宜申请的审批快捷，呼和浩特移动大多数文件都是通过电子流程以收发文的形式告知员工，但由于多种因素的存在，造成各类公文积压严重，影响文件处理的速度。主要表现在以下主观和客观两个方面。

主观上造成公文积压情况表现为：1、由于部门经理收文不够及时，有可能导致部门员工处理公文延时，传达到一线的时间有所延误；或部门经理由于出差、休假等特殊原因不能及时处理公文，未将处理权限进行授权，延误公文的处理。2、公司三级经理在点发文时，将某些不相关文件均传阅部门所有员工，造成员工文件积压。3、职能部室、城区营销中心、旗县分公司三级经理对公司发文把关不严格，起草发文的人员欠缺公司发文的相关知识，导致公文成文后格式错误，收文混乱的现象时有发生。4、部分员工起草发文后，没有即时送至相关领导或部门审批，滞留系统内部，造成延滞。5、员工由于工作繁忙等原因不能及时处理公文，造成公文越积越多。6、某些发文的抄送部门过于繁多，造成传阅的人数太多，进而拉长公文处理的时间。

客观上造成公文积压情况表现为：1、公司发文中相当数量的文件均经过财务部，且财务部要对公司所有合同把关，造成财务部主任收发文件量过大。2、某些下属部门由于OA连接不稳定、停电、断电等客观原因导致员工处理公文时间延滞。3、公司领导、综合部经理、财务部经理、市场部经理收发文件数量太大，是收发文件最有压力的人员。

（三）报账不及时，影响财务管理

报账不及时是公司各部门存在的普遍问题，承办人员总是将报账工作推到年底或对方极力催促的情况下，才开始走报账的程序。甚至有的项目结算工作有可能延误几年的时间。这种工作拖沓的现象，严重影响了公司的财务管理工作，形成恶性循环的工作状态:一方面，使得大量的报账工作集中在年底，财务人员既要应对年底繁多的报表，又要处理大量报账工作，压力太大；另一方面，由于工作量的集中、繁杂，可能出现不必要的错误，造成循环重复，影响工作进度。

二、存在问题的原因

以上存在的问题已经对企业健康、持续的发展敲响了警钟，就这些问题，笔者做了一些简要分析，以便找出问题的根源及解决的方法。

（一）制度较完善，但执行不到位

呼和浩特移动在这十年的发展中，积累了不少经验，也随着不断变化的周围环境，进行了一系列制度的完善工作。尤其今年年初，呼和浩特移动先后颁布了《合同流程执行考核办法》、《关于规范电子合同审批时限的通知》、《各类合同付款方式规范》、《报账的基本流程》等多项制度、办法，细化管理内容和范围，明确具体的考核标准，使得相关的工作具有可操作性和严格的标准。这些文件的出台完善了管理制度，使很多工作都有章可循，在管理制度层面取得一定成绩。虽然制度有了，但是执行力却远远没有跟上。员工仅仅停留在简单了解相关制度的层面上，工作开展依旧按照原先的思路和办法，并没有大的、根本性的改善，制度的出台也就没能最大程度地发挥其作用。

（二）工作拖沓、效率不高

工作效率问题已经成为企业发展的重要因素，作为企业的细胞单位—-员工，他们的工作效率直接影响企业的整体发展水平和速度。在通常的观念中，都把业务发展的快慢作为唯一的评价标准，而忽视了基础管理的重要性。如果基础流程不够顺畅、基础工作效率不高，势必牵扯员工的精力，花费大量的时间应付在未完成的类似流转合同、报账等工作上，无法全身心投入到业务拓展工作中。同时，由于历史发展的原因，很多员工已经形成重业务发展，轻基础工作的观念，对于基础工作总是采取拖沓的工作态度，不是积极的处理，这也是出现以上现象的重要原因。

（三）缺乏有效的跟踪管理制度

正如前面所论述的，我们已经出台的制度、办法对于具体工作的规定是较全面、较完善的，是适应呼和浩特移动现有发展需要的，但遗憾的是未将工作真正落到实处。员工对于已有制度、办法的理解和应用并不令人满意，其原因在于缺乏有效的跟踪管理制度。我们注重制度的完整性和严密性，但忽视了根据制度、办法进行具体工作的落实，在有效追踪各项基础工作进度上有明显的漏洞，未能通过有效的跟踪管理制度，对员工的工作进行监督和敦促，已有制度和办法未能深入人心，并发挥其积极作用。

三、制定“四色预警督办”制度，提高企业管理效能

通过以上对呼和浩特移动现有管理制度中存在问题及原因的分析，可见加强基础管理工作、完善相关制度非常必要，对进一步促进公司整体良性运行有着重要支撑作用。

通过上面分析可以发现，公司主要症结在于督办工作的滞后。为此，我们设计出“四色预警督办”制度，以期改变现有制度、办法执行滞后的情况。

（一）“四色预警督办”中颜色代表的含义

督办以扣分情况分为绿、黄、橙、红四个等级，分别代表：

绿色（0—-10分）：执行力、工作效率有待提升，提出警告；

黄色（11—30分）：执行力低，工作效率低，提出严重警告；

橙色（31—60分）：执行力差、工作效较率低，扣绩效；

红色（61分以上）：执行力极差，工作效率极低，扣绩效并纳入淘汰管理。

（二）“四色预警”评定标准

1、合同流转督办

2、公文流转督办

3、报账督办

4、其他决策督办

（三）督办形式

督办采取每周以邮件形式由综合部、财务部进行通报；每月以发文形式由综合部进行通报；每季度由综合部进行四色预警通报，并报送绩效管理委员会，进行绩效考核体系。

通过“四色预警督办”制度，完善企业管理制度中的漏洞和不足，督促员工尽快完成相关工作，并将具体工作的落实与员工的绩效相联系，以严格的考核方式进行刚性管理，以便形成良好的工作习惯和氛围。把督办制度作为推动公司各项工作发展的“催化剂”和“助推器”，通过完善现有管理制度、创新管理方式提高企业管理效能，为企业的稳健、持续发展发挥重要作用。

四、“四色预警督办”制度，促进了公司良性运行和持续发展

（一）、观念上求“转”。认识的程度决定工作开展的力度。针对实际工作中不同程度存在的督办工作形式多、落实到位少，被动应付多、主动出击少，制度制定多、认真执行少的问题，呼和浩特移动确立了“以管理促规范，以督办促落实”的工作思路。

呼和浩特移动通过周、月、季度等不同形式的通报，从而强调了督办的重要作用，提升了督办工作的重要程度，加深员工对督办工作的理解和认识，改变了大家对于督办工作的传统认识并从观念上给与了足够的重视。

在此基础上，呼和浩特移动把对督办工作重视与否、抓落实的力度大小，作为对各部门负责人绩效考评的组成部分，在全公司营造了以督办促发展的浓厚氛围。

（二）、要求上求“严”，以规范的内容服务公司发展

作为公司的督办制度，“四色预警督办”制度以“严”字为根本，主要体现在以下两个方面：

一是严格完善制度，坚持督办工作的规范性。呼和浩特移动在公司范围内以发文的形式颁布“四色预警督办”制度，使大家明确了督办具体办什么、怎样办和查到什么程度，确保了督办工作制度化、规范化。

二是严格内容依据，防止督办工作的盲目性。自年初开始，呼和浩特移动先后颁布了的多项制度、办法，将督办的内容和范围细化，明确具体的扣分标准，分门别类量化成百分，保证了督办行动有方案，奖惩有依据。

（三）、形式上求“活”，以创新的形式服务公司发展

“四色预警督办”制度自颁发之日起，注意融入到公司的各项后台工作，同时采取了综合部和财务部联合督查的形式，使督查工作由单项的“单打独斗”变为“齐抓共管”。

为了方便公司各部门及时了解督办工作的进展情况，并认真改进部门中存在的问题，督办工作以公司发文的形式进行全公司范围内的流转，从而提高督办质量。

（四）、结果上求“实”，以显著的效果推动公司发展

通过督办工作的开展，做到定职责、定期限、定标准、定奖惩，并将周通报、月通报、季度通报相结合，年终总评根据单位和个人的扣分情况，把督查结果与部门问责有机结合起来，将“软指标”变成了“硬任务”，切实增强了部门领导及员工的紧迫感和责任感，使大家将更多的精力投入到思考和探讨如何强化内部管理、提高工作核心效能等深层次问题上，工作态度逐渐由被动应付转向主动出击，工作作风逐渐由粗放管理向细致入微转变。

自“四色预警督办”制度颁布以来，以合同流转为例，在7月1日——8月7日时间段内，呼和浩特移动合同流转过程中滞留环节不断缩短，合同流转效率提升33%左右（见图1），合同流转、归档速度显著提升，重复流转次数、中间滞留环节不断缩减。

图1：合同流转中滞留环节不断缩短（数据来源：呼和浩特分公司综合部合同周督办）